Der Verein

Der Verein Wohngemeinschaft Wittland e.V. wurde 1959 gegründet.

Zweck des Vereins ist die Wahrnehmung der Interessen aller Mitglieder im Hinblick auf den Gemeinschafts-Charakter der Eigenheimsiedlung. Im Wesentlichen ist damit die Verwaltung der Gemeinschaftsflächen gemeint.

Kassenwartin

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Christine van Sintern

Die Wohngemeinschaft Wittland e.V. ist ein gemeinnütziger Verein zur Verwaltung der Gemeinschaftsflächen und Erhalt des Charakters der Eigenheimsiedlung im Wittland. Seit Gründung des Vereins konnte der Vorstand bisher immer aus den eigenen Mitgliedern besetzt werden, dies ist auch zur Erhalt der Gemeinnützigkeit des Vereins notwendig. Laut Satzung sind 5 Personen für den Vorstand festgelegt.

Diese teilen sich in die folgenden Ämter auf:

1. Vorsitzende/r
2. Vorsitzende/r
Kassenwart/in
Schriftführer/in
Beisitzer/in

Der Vorstand führt sein jeweiliges Amt ehrenamtlich aus und erhält dafür eine in unserer Beitragsordnung festgelegte Aufwandsentschädigung. Um die Gemeinschaftsflächen zu verwalten trifft sich der Vorstand circa 4-5 Mal im Jahr zu einer Vorstandssitzung. Hier werden aktuelle Themen besprochen und Beschlüsse beschlossen u.a. für eventuell anstehende Instandsetzungen. Zur Verwaltung der Gemeinschaftsflächen gehört u.a. auch der Einzug der jährlichen Mitgliedsbeiträge und der Beitritt und Austritt von Mitgliedern.

Weiterhin hält der Vorstand 1 Mal jährlich die Hauptversammlung für alle Mitglieder des Vereins ab um diese über das vergangene und bevorstehende Jahr zu informieren. Hier werden größere Instandhaltungsmaßnahmen und Kostensteigerungen die in den Finanzplan einfließen vorgestellt.

Ebenso erfolgt die Wahl des Vorstands alle 2 Jahre bei der Jahreshauptversammlung (derzeit immer in ungeraden Jahren).

Ein Prüforgan des Vereins sind die 2 Kassenprüfer/innen. Diese prüfen 1 Mal jährlich das Kassenbuch auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Mittelverwendung. Der Bericht der Kassenprüfer/innen erfolgt bei der Jahreshauptversammlung. Die Kassenprüfer/innen werden jährlich neu gewählt.

Für alle Ämter sind Mitglieder gesucht die sich zur Wahl stellen lassen. Gerne kann der Vorstand bei Fragen zum jeweiligen Amt angesprochen werden.

Bereitet und hält die Vorstandsitzungen und die Jahreshauptversammlung ab. Organisiert und kontrolliert die Verwaltung der Gemeinschaftsflächen. Ist mit dem/der 2. Vorsitzenden im Vereinsregister und bei der Geschäftsbank als Verantwortliche eingetragen. Der/die 1. Vorsitzende prüft und gibt die Rechnungen frei. Zu den Aufgaben gehören aus das Einholen von Angeboten, kontrollieren dieser und die Beauftragung. Der jährliche Mitgliedsbeitragslauf wird durch den/die 1. Vorsitzende/n in der Verwaltungssoftware und bei der Bank geprüft und angestoßen. Die Koordinierung der Aufgaben im Vorstandsteam unterliegt diesem Amt.

Eine Betriebshaftpflicht- und Rechtschutzversicherung decken den Schutz vor persönlicher Haftung des Vorstands ab.

Verwaltung der Mitglieder Zu- und Abgänge in der Vereinssoftware, Koordinierung und Ansprechpartner der Firmen vor Ort.

Führung des Kassenbuches anhand der Kontoauszüge, die in unregelmäßigen Abständen von der Bank geholt werden. Im ersten Halbjahr erfahrungsgemäß öfter als in der zweiten Jahreshälfte. Im Kassenbuch werden die Einnahmen und die Ausgaben, nach Rubriken unterteilt aufgeführt die am Jahresende in den Jahresabschluss einfließen. Von den Vorsitzenden erhält der/die Kassenwart/in Rechnungen zur Bewirtschaftung des Vereins für die diese/r die Zahlungen vornimmt. Der Jahresabschluss wird am Anfang des Folgejahres gefertigt und dem Vorstand in einer Sitzung präsentiert und anschließend von den beiden Kassenprüfer/innen geprüft. Die Kassenprüfung erfolgt beim/bei der Kassenwart/in samt Kontrolle der Belege. Das genehmigte Exemplar des Jahresabschlusses wird den Mitgliedern mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung übermittelt.

Nach erfolgtem Einzug der Mitgliedsbeiträge per SEPA werden die Rücklastschriften von dem/der Kassenwart/in bearbeitet. Hier werden die Mitglieder kontaktiert um eine aktuelle Bankverbindung abzufordern und den Beitrag samt Rücklastschriftgebühr einzufordern. Bei den Selbstzahlern muss der/die Kassenwart/in ebenfalls den Zahlungseingang der Beiträge bis zum 31.03. des Jahres überwachen. Verspätete Zahlungen müssen angemahnt werden.

Der/die Schriftführerin führt Protokoll bei den Vorstandssitzungen und der Jahreshauptversammlung. Bei der Jahreshauptversammlung prüft er die Stimmrechte und zählt bei den Wahlen die Stimmen aus. Weiterhin wird in Absprache mit dem Vorstandvorsitzenden der interne und externe Schriftverkehr des Vereins über den Schriftführer geführt.

Die Aufgabe des Beisitzers kann je nach Bedarf ausfallen. Im jetzigen Vorstand kümmert sich der Beisitzer um die Koordinierung und Kontrolle der Gartenpflege und des Winterdients, da das Amt zur Zeit vor Ort Ansprechpartner ist. Der Beisitzer überwacht den Zustand der Gartenanlagen, der Gartenabfallboxen und Parkplätze.